プロジェクト管理(タスク管理)について考える2 (現状調査、課題)

前回の「プロジェクト管理(タスク管理)について考える1 (はじめに)」では、僕がやっていることを簡単にですが紹介させていただきました。
今回は、現状、どのように管理業務をしているのか、また、そこにおける課題を書いていこうと思います。

今どうやってプロジェクト管理してる?

メールとエクセルです、はい・・・。

もうこの時点でみなさん察してください・・・グッチャグチャです・・・。現場は混乱を極めています。
(チームのみんな・・・ほんと毎日ごめん)

日々

  1. メーリングリスト宛の依頼メール(大量)
  2. 僕個人宛の依頼メール(大量)
  3. 口頭での依頼(大量)
  4. 大小個別プロジェクト単位の打ち合わせでの依頼
  5. 週に1回、各部署の担当者を集めて開催する「案件エントリー大会」

の5方向から飛んでくる依頼を、都度こまめにエクセルの「スケジュール管理シート」なるものに一つ一つ手作業で愛情をこめて入力していきます。
入力項目は下記、

  • リリース日時
  • 案件名
  • 案件カテゴリー
  • オーナー部署(担当部署)
  • オーナー(担当者)
  • 原稿入稿日
  • 制作担当
  • 制作ステータス
  • 新規に追加されたものなのか、更新されたものなのかのフラグ付け

改めてみてみると、そこそこな項目数。

依頼があったらエクセルに追加、スケジュールの変更があったらエクセルを変更。
朝からエクセルとにらめっこして、打ち合わせに出て、戻ってきて口頭で相談受けてたら、もうすっかり夜です。

入稿管理については、入稿遅れや入稿日が近い案件のオーナーに、原稿入稿のリマインドメールを送り、直接声をかけに行きます。

制作ステータスの反映は、ディレクターや制作スタッフに進捗具合を直接聞いて、これまたエクセルに反映します。

お分かりいただけましたでしょうか、僕が担当しているサイトは・・・、非常にアナログな管理方法と、人のやさしさと思いやりで管理されています。

課題

上記の現状を踏まえ、課題を整理をしてみました。
あと、現場のスタッフから聞いて「確かに・・・ごもっともです・・・すんません・・・」と思った点も盛り込んでます。

  1. 案件のエントリーチャネルが一本化されておらず、ヌケ・モレ・間違いが発生している
    当日になって変な汗をかくことが多々あります。
  2. 案件名と案件カテゴリーだけでは、どれぐらい規模で、どれだけ大変な案件なのかがさっぱり分からない
    確かに、打ち合わせに出席している僕は、その案件についての概要を把握していますが、現場のスタッフはそんなことを知るすべがありません。
  3. エクセルでの差し込み、順番変更がめんどくさい
    ○月○日に案件が差し込まれた、とか、案件が○月○日にリスケになった、とか。その度に「行を切り取り、行の挿入、通し番号の振りなおし・・・」という実に無駄で不毛な作業が繰り返されます。
    待ってる人がいないのに、整理券を取りに行かされ、1人しかいないのに電光掲示板にピンポーンと表示された自分の番号を見て、窓口へと向かう、そんなどこかの役所や郵便局や携帯会社の窓口と同じぐらい無駄で不毛な作業です。
  4. 更新のリアルタイム性がない
    ついさっきまで制作ステータスが「未着手」になっていたものが、実はもうすでに「完了」になってたりすることが結構あります。逆もしかり。
  5. 「え!?その案件、僕が制作担当にアサインされてたんですか!?明日リリースですよね?」
    ごめんなさい。エクセルに記載しただけで、制作さんにお願いした気でいました。ほんと生きててすみません。
  6. 制作リソースのつまり具合(空き具合)が把握がしづらい
    依頼された案件をホイホーィってエクセルに追加していったら、気がついたら月末リリース(月末納期)の案件が重なりまくって阿鼻叫喚の地獄絵図。・・・で、
    僕: 「だれかこの案件やれる余裕ある?」
    制: 「いや、みんなパツパツです」
    僕: 「・・・え?」
    制: 「え?」
    ってなる。毎月。俺死ね。
  7. タイムマネジメントができていない
    すべては経験則での「勘」でやってます(苦)
    予実を管理していない(正しくは、予実を管理する時間を省いて、ほかの業務に当てている)ので、「誰にどれぐらい負担がかかっているのか」とか、「この案件は前回やったあの案件と同じ感じだから、工数はこれぐらいかかりそう」とか、「これだけ制作リソースが詰まってるんだから、BOSSお願い!人を増やして!」とかができていません。(若干あきらめも入っていますが・・・)
  8. 部署をまたいでの共有、連携がやりづらい
    同じチーム内でも上記のような課題だらけなのに、他部署と連携できるか・・・って話ですよ、はい。
    あと、「この案件情報は、オーナー部署であるA部署には見せてもいいけど、B部署とC部署にはしかるべきタイミングまで見せないでおきたい」みたいな情報の開示範囲が決められている案件とかもあったり。
    あと、あっちの部署とはスケジュールを管理してるフォーマットが違うとかね・・・。一昔前の言葉でいうならば、ガラパゴス状態です。

というわけで、まだまだ出てきそうですが、まぁ現状こんな感じです。

次回は・・・

次回は、上記の課題についての解決方法を検討してみたいと思います。

すみません。今日はここまで。

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